În trecut prestarea de servicii fotografice se baza în mare parte pe înțelegeri verbale între părți pentru că, la începtul anilor ’90 în România nu exista o legislație foarte clară în domeniu, iar oamenii nu înțelegeau prea bine cu ce se mănâncă domeniul afacerilor legale. Pe atunci era suficient ca un fotograf să se prezinte la un eveniment și să livreze câteva imagini, iar restul nu mai conta. În zilele noastre, clienții doresc fotografii de calitate într-o anume manieră, iar fotografii, pentru a face o treabă cât mai bună, au nevoie de anumite condiții. De aceea a apărut necesitatea unui contract între părți, unde să fie stipulate toate clauzele, pentru ca la final fiecare să fie să fie mulțumit de rezultate. Clientul să aibă fotografiile dorite, iar fotograful să fie remunerat corespunzător.

Însă lucrurile nu stau tot timpul chiar așa. Asta pentru că mulți fotografi de nuntă au un contract destul de subțire, în care clauzele nu sunt foarte explicite. Iar în plus, unii promit verbal marea cu sarea, iar la final clineți sunt dezamăgiți că nu primesc tot ceea ce li s-a spus. De aceea trebuie să existe un contract cât mai detaliat, care să reprezinte voința ambelor părți și să fie în folosul tuturor. Nu este un secret că de multe ori prestatorii de servicii scriu un contract care să fie doar în favoarea lor, lucru destul de urât ca principiu, însă corect dacă este acceptat de client.

În acest articol vreau să ofer o perspectivă cât mai concretă despre modul în care trebuie să arate un contract pentru fotografiile de nuntă. Pe de o parte fotograful trebuie să explice clientului care sunt nevoile lui si ce îndatori are, iar pe de cealaltă parte, mirii trebuie să înțeleagă modul de lucru al fotografului și să achite serviciile prestate.

Astfel am structurat cele mai importante 10 aspecte pe care trebuie să le conțină un contract pentru fotografiile de nuntă.

1. Părțile, obiectul și durata contractului:

În partea introductivă se notează datele despre părțile contractante. În cazul fotografului datele firmei, iar pentru miri, datele din cartea de identitate. Tot aici se vor nota datele de contact precum și data nunții, locația și localitatea. Obiectul contractului îl reprezintă “prestarea de servicii fotografice”. Durata contractului este destul de relativă și se calculează în funcție de serviciile contractate. Eu în general am o durată de 6-12 luni.

2. Prețul serviciului și tranșele în care se achită:

În contract se va nota prețul total însemnând suma totală a serviciilor contractate. Eu recomand ca această sumă se fie achitată în 3 tranșe, pentru transparență și siguranța tuturor. Avansul trebuie să reprezinte 20% și se achită pe loc la data semnării contractului, a doua transă de 50% se achită la eveniment sau 2-3 zile după, iar diferența de 30% se achită la final când fotograful livrează toate produsele (albume, suporturi digitale, printuri, etc). Unii fotografi preferă doar două tranșe (avans la semnare și diferența la eveniment) pentru a se asigura că munca lui va fi plătită indiferent de ce se poate întampla după nuntă (mirii se despart în următoarele luni, nu mai vor să plătească, etc.). Acest lucru nu este pe placul mirilor care nu au siguranța că fotograful se va ține de cuvânt și va livra toate cele promise dacă i se achită toți banii (el poate da faliment, poate fi de negăsit, poate pierde materiale, etc). Pentru astfel de situații se face contractul și fiecare parte o poate acționa pe cealaltă în instanță în caz de orice. Dar pentru a nu există neplăceri încă de la început, cel mai corect pentru toată lumea e să se achite banii în 3 tranșe. Fotograful prin avans și a doua tranșă (70% în total) își va putea acoperi toate cheltuielile, iar mirii vor achita cu drag diferența de 30% dacă fotograful își va respecta toate promisiunile.

3. Obligațiile părților:

La acest capitol se vor nota obligațiile părților în linii mari, urmând ca mai apoi, la clauze, să fie detaliate. Fotograful se obligă să realizeze serviciile înscrise în contract conform unei anexe cu servicii și să livreze materialele finale, iar mirii trebuie să respecte procedurile sepecifice domeniului (recomandările fotografului), să ofere informații despre eveniment (locații, repere, orar, stil), să ofere protocol la nuntă (mancare și băuturi), să nu facă presiuni asupra fotografului (să inpună alte aspectele în afară de cele trecute în contract) și desigur să achite serviciile contractate precum și costurile suplimentare (cazare, transport, etc.)

4. Avansul, exclusivitatea și rezervarea datei evenimentului:

Eu recomand tuturor fotografilor să nu rezerve data nunții decât după ce a fost semnat contractul și după ce se achită avansul. De obicei mirii discută cu mai mulți fotografi în paralel și cer rezervarea provizorie a datei. Acest lucru este în regulă atâta vreme cât este pentru o perioadă scurtă (7-14 zile) cât să poată ei lua o decizie. În acest caz, neexistând un contract, fotograful poate contracta altă nuntă. Deci, rezervarea finală a datei se face după ce există un contract.

Eu recomand ca avansul să nu fie nici prea mic și nici prea mare. 20% este un procent rezonabil pentru toată lumea. Eu uneori merg chiar pe 30% dacă se optează pentru un pachet a cărui sumă totală este mică, pentru siguranță. Dacă avansul este prea mic mirii pot renunța oricând la fotograf în favoarea unuia care lucrează mai ieftin, iar dacă este prea mare, va fi un efort pentru miri să îl achite înainte de nuntă, mai ales că trebuie să plătească avans pentru multe alte servicii. Avansul nu se returnează dacât în două situații excepționale: când fotograful nu mai poate fi prezent la eveniment din cauza unor motive obiective (spitalizare, arest, deces) sau dacă mirii nu mai organizează nunta din aceleași motive.

Cât despre exclusivitate, este important de specificat că fotograful este singurul om care poate fotografia nunta. Desigur, toți invitații vor realiza fotografii cu telefonul (lucru greu de controlat), însă problema apare când alți fotografi (amatori sau profesioniști) care sunt doar invitați la nuntă, fac fotografii pentru portofoliul lor personal, iar mai mult decât atât, îl împiedică involuntar pe fotograf să realizeze fotografii de calitate. Dacă la nuntă se ajunge la o astfel de situație, mirii trebuie să ia măsuri. În caz contrar fotograful nu trebuie să fie responsabil de calitatea slabă a fotografiilor pe care le face.

5. Programul fotografului și termenele de predare:

Este absolut necesar ca programul fotografului (sau a echipei acestuia) să fie trecut în contract. Nunțile nu au un orar fix, ci diferă în funcție de foarte mulți factori. Eu personal am fost și la nunți care au durat 8 ore și la care au durat 24 de ore. De aceea în contract trebuie trecut un termen mediu la care se adaugă un tarif suplimentar pentru depășirea programului. Desigur acest sistem nu se aplică pentru fotografii care oferă posibilitatea mirilor de-ai contracta pentru câte ore doresc, taxându-i în funcție de acest orar. În general, cel puțin în zona Clujului, nunțile nu durează mai mult de 14-15 ore (începând de la pregătiri, până la tort) chiar dacă este nuntă de zi, intermediară sau de noapte. Dacă în alte zone (ex: Maramureșul istoric) se depășește acest orar, atunci fotograful trebuie să perceapă un tarif pentru fiecare oră suplimentară pe care o petrece la nuntă. Pentru că munca și oboseala nu este aceeași la o nuntă de 14 ore ca și la o nuntă de 22 de ore.

Cât despre termenele de predare a fotografiilor sau a albumelor/printurilor, fiecare fotograf trebuie să stabilească un termen minim și unul maxim. De la câteva zile până la câteva luni, fiecare fotograf trebuie să le spună mirilor acest termen și să îl treacă obligatoriu în contract. Dacă e comunicat doar verbal, mirii au dreptul să îl sune în fiecare zi să întrebe de fotografii. Eu am un termen minim de predare al fotografiilor de 7 zile, iar maxim de 90 de zile. Desigur termenul maxim este pentru cel mai rău caz posibil pentru că în mare majoritatea a cazurilor predau fotografiile în aprox. 14-20 de zile de la nuntă. Pe lângă asta eu dau posibilitatea mirilor de a-mi cere modificări (ștergerea anumitor fotografii, reeditarea lor din color în alb-negru sau invers, etc), însă pentru asta cer o listă cu toate modificările în decurs de 14 zile de la nuntă. Dacă se depășește termenul se consideră ca materialul foto este în formă finală. Desigur, modificările cerute de miri, în funcție de câte și cât de complexe sunt, pot dura până la 60 de zile.

În cazul albumelor foto trebuie să existe două termene: unul pe care îl au miri pentru a face selecția de fotografii (maxim 30 de zile de când au primit toate fotografiile de la nuntă și eventual de la ședința foto After Wedding pentru a nu se lungi foarte mult procesul) și unul pentru fotograf (realizarea design-ului și construcția fizică a albumului). Unii fotograf aleg ei fotografiile pentru album, dar din nou, acest lucru trebuie trecut în contract.

6. Pierderi și distrugeri:

Fotograful trebuie să asigure mirii că folosește suporturi digitale de calitate (carduri de memorie, HDD-uri, etc) și că realizează cel puțin două copii de siguranță. Acest lucru este important de trecut în contract pentru că denotă încredere și îi dă fotografului o mare responsabilitate. În cazuri extreme când se pierd aceste suporturi, prin furt, defecțiune sau distrugere accidentală fotograful trebuie să fie absolvit de orice vină și eventual, prin înțelegere amabială să se ajungă la un consens. De asemenea, pentru protecția lui și a echipamentului, fotograful are dreptul de a refuza fotografierea unor momente ale nunții dacă sunt de natură să pună în pericol integritatea (locații periculoase, condiții meteo nefavorabile, etc). Eu mai recomand ca în contract să fie stipulat și ce se înâmplă dacă mirii sau invitații lor produc stricăciuni asupra echipamentului foto.

7. Garanții și reziliere:

În mod normal fotograful se asigură că va avea de lucru într-o anumită dată prin faptul că are un contract și i s-a achitat un avans. Dacă totuși contractul va fi reziliat de către miri, el rămâne cu avansul. Dacă se întâmplă asta cu un an înainte de nuntă nu este o problemă. Cu siguranță vor veni alți miri. Însă cu 2-3 luni înainte de eveniment este foarte puțin probabil că alți miri să contracteze fotograful, deci cel mai probabil el va rămâne fără job în acea zi. De vreme ce data a fost rezervată prin contract, fotograful are obligația de a refuza alte cereri pentru serviciile sale. Eu recomand ca în caz de reziliere a contractului în mai puțin de 90 de zile până la nuntă, atât fotograful și cât mirii trebuie să achite 50% din valoarea contractului. Dacă mirii renunță la serviciile lui (cel mai probabil pentru că au găsit pe cineva mai ieftin) să achite 50% din suma cerută de fotograf. Această clauză se folosește pentru a descuraja astfel de practici. Și desigur, dacă fotograful renunță din anumite motive (a prins poate un contract mai generos financiar) să-i despăgubească pe miri cu 50%. Deci, este totul echitabil din ambele părți.

Există posibilitatea ca fotograful să nu mai ajungă la nuntă din diverse motive. De aceea este normal să existe o clauză prin care asigură mirii că va fi înlocuit de alt fotograf.

8. Drepturi de autor:

Foarte puțină lume știe cum stă treaba cu drepturile de autor. Un artist care creează o lucrare intelectuală de orice manieră primește din start drepturi de autor. Desigur, acestea nu sunt protejate dacă nu sunt înregistrate, dar totuși există. Oricum ar fi, mirii care au plătit pentru acele imagini au doar drepturi de folosință ceea ce înseamnă că le pot folosi în scop personal fără a avea foloase financiare de pe urma lor. Însă sunt mulți miri care cer materialul brut (fișierele RAW). Eu recomand ca acest lucru să NU fie acceptat de fotografi din două motive: 1. Un material brut, neprelucrat, nu are aceeași valoarea ca și unul în variantă finală. Dacă acel material brut ajunge în spațiul public s-ar putea ca acel fotograf să aibă de suferit la nivel de imagine, să fie discreditat. 2. Când se predau fișierele RAW mirii sau terțe persoane și le pot însuși care fiind creația lor proprie. Dacă se ajunge în instanța de judecată, fotografului îi va fi foarte greu să dovedească că el le-a realizat. De accea recomand ca fișierele RAW să fie strict în posesia fotografului în caz de furt intelectual. În caz ca totuși mirii vor fișierele RAW trebuie să existe o clauză prin care fotograf impune condițiile în care le predă. Practic se face o cedare de drepturi de autor. Aici fiecare fotograf își stabilește suma pentru care renunță la creația lui. De asemenea trebuie specificat că fotograful are dreptul să folosească acele fotografii în scopuri de promovare a afacerii lui, online și offline.

9. Notificări, litigii și forță majoră:

În această parte sunt clauzele specifice unui contract. Cum se fac notificările, ce se întâmplă dacă se ajunge într-o stuație limită, în câte exemplare s-a făcut contractul, cum se modifică contractul, etc. Ce e important de specificat e că părțile convin că neînțelegerile dintre ele trebuie rezolvate pe cale amiabilă, iar dacă acest lucru nu este posibil, trebuie să se adreseze instanțelor de judecată.

10. Anexe:

Eu folosesc 3 anexe: “Anexa 1 – Ofertă” unde este specificat tot ceea ce realizează fotograful, ce primesc mirii și costul fiecărui serviciu, “Anexa 2 – Costuri suplimentare” unde sunt trecute costuri de transport și cazare și “Anexa 3 – Detalii despre eveniment” unde fac o listă cu ce momente există la nuntă, ce fotografii doresc mirii să fac și dacă trebuie să pun accentul pe anumite aspecte și desigur ce lucruri trebuie să evit în a le fotografia.

Concluzie

Contractul este un chestiune destul de personală, iar fiecare fotograf trebuie să îl conceapă în funcție de propriul stil și proces de lucru. Este foarte important ca acest contract să fie echitabil pentru ambele părți, iar fotograful să nu exagereze cu anumite clauze. De asemenea mirii trebuie să înțeleagă tot procesul realizării fotografiilor de nuntă, iar dacă este necesar să aducă anumite observații.

Sper că prin acest articol i-am ajutat atât pe fotografii de nuntă cât și pe viitori miri să știe cum trebuie pusă problema când se semnează un contract.