O bună colaborare între toți furnizorii implicați într-o nuntă poate asigura succesul acelui eveniment. Dacă fiecare om își face treabă responsabil și îi sunt îndeplinite cerințele, va fi un tot unitar menit să creeze nunta perfectă la care mirii au visat.

Am discutat cu Mihai Trif (organizator de evenimente) despre cum coordonează el activitatea furnizorilor astfel încât să existe o bună colaborare între ei.

Ce este staff-ul? Cine face parte din staff?

Începând de la organizator, fotograf, videograf, muzicieni și până personalul de la restaurant, toți sunt acolo pentru a oferi servicii sau produse astfel încât nunta să se desfășoare conform planului. Practic, toți oamenii care muncesc la un eveniment, fac parte din staff.

De ce este important să avem grijă de staff?

Fiecare furnizor are anumite cerințe pentru a-și putea desfășura activitatea la nuntă, motiv pentru care mirii, împreună cu plannerul sau coordonatorul, trebuie să găsească soluții astfel încât prestatorii să dea un randament maxim. Desigur, coordonatorul trebuie să-i aducă împreună pe toți cei implicați pentru a nu exista încordări sau dispute. Sunt cazuri în care furnizorii se pot încurca unii pe alții, dar dacă sunt cunoscute încă de la început nevoile fiecăruia de către toți ceilalți perstatori, atunci lucrurile se vor desfășura conform așteptărilor.

Cum se gestionează situațiile de criză?

Dacă se stabilesc încă de dinainte de nuntă toate regulile jocului, nu ar trebui să existe situații de criză. Însă nu tot timpul lucrurile sunt la fel. În comunicarea dintre furnizori trebuie să existe respect și bun simț. Aici nu este loc de aroganțe pentru că astfel există riscul compromiterii unor servicii.

Unul dintre rolurile coordonatorului este acela de a media posibilele conflicte dintre furnizori. La nunta este foarte important ca mirii să nu fie deranjați de astfel de probleme care pot apărea, motiv pentru care furnizorii trebuie să apeleze la o soluționare pe cale amiabilă, prin discuții constructive.

Unde punem masa staff-ului?

Sunt furnizori precum fotografi, videografi sau DJi care au nevoie de vizibilitate spre ringul de dans pe tot parcursul evenimentului, motiv pentru care masa staff-ului (cel puțin în cazul lor) trebuie să fie cât mai aproape locul unde se desfășoară acțiunea. Ceilalți frunizori (barmani, luminiști, etc), dacă nu au o actvitate directă, pot fi așezați și într-o altă parte a sălii. Ce este foarte important de reținut la acest capitol e că toți furnizorii trebuie să aibă un loc la masă unde să poată servi masa sau băuturile.

Pentru a nu exista probleme, toți furnizorii trebuie să comunice numărul exact de persoane care vin la eveniment. Astfel se elimină riscul ca anumiți oameni să stea în picioare.

Cât despre mâncare și băutură, mirii aleg modul în care cei din staff vor fi serviți. Se poate opta pentru meniu complet pentru furnizorii sau poate exista un bufet. În oricare dintre cele două cazuri, nimeni nu trebuie să rămână fără mâncare. La nunțile mari unde poate locurile sunt limitate sau costurile pentru masa staff-ului sunt foarte mari, atunci se pot găsi soluții pentru ca toată lumea să fie mulțumită.

Masa staff-ului are nevoie de ospătar dedicat?

La restaurantele care se respectă există câte un ospătar la fiecare două mese, care servește câte 20-22 de persoane. Aceeași regulă se aplică și la masa staff-ului. Chiar dacă este un ospătar mai începător, este important ca el să existe. Altfel există riscul ca ospătarii să fie suprasolicitați, iar staff-ul să nu fie servit la timp sau deloc.

În ce ordine servim invitații și staff-ul?

Personalul restaurantului trebuie să înțeleagă ca servirea mesei pentru staff trebuie să aibă prioritate. Acei oameni sunt acolo să lucreze, iar dacă mâncarea va ajunge la ei după ce au fost serviți toți invitații, este posibil ca aceștia nu mai aibă timp să mănânce deoarece trebuie să-și reia activitatea.

Concluzie

Cheia pentru un eveniment reușit este comunicarea și experiența. Toți furnuzorii trebuie să discute între ei și să găsească cele mai bune soluții. De asemenea rolul coordonatorului este să se asigure că totul se desfășoară conform planului și să găsească soluții când lucrurile scapă de sub control.

Pe Mihai Trif îl puteți găsi la telefon: 0753556545‬